De siste par årene har vi åpnet en rekke nye kommunikasjonsformer mot våre innbyggere, for eksempel chat, SMS, Twitter og Facebook. I tillegg kan innbyggere kommentere våre nyheter på hjemmesiden, de kan delta i diskusjonsforum og de kan legge igjen en hilsen i vår gjestebok. Av og til kommenterer innbyggerne våre innlegg på Facebook, og av og til får vi spørsmål på SMS. I tillegg er det mange som tar kontakt på chat, her fremføres både spørsmål og klager som gjelder de fleste seksjonene. Siden disse mediene toner mer og mer frem, så har vi brukt litt tid på å finne ut hvordan arkiveringsplikten slår inn.

Arkivforskriften sier ingenting om hvilke medier arkivverdig dokumentasjon skal være lagret på, og vi ser heller ingen tydelige anbefalinger fra arbeidsgruppen som Regjeringen nedsatte. Riksarkivet har heller ikke gitt noen signaler, så utgangspunktet må følgelig være gjeldende arkivforskrift.

Her fremkommer det at kommunikasjon definert som en del av en saksbehandling, uavhengig av hvilket medium den fremkommer i, er arkivverdig og skal journalføres og arkiveries i den sak den tilhører. Det er altså ikke mediet, men innholdet som skal vurderes. Det må videre være opp til oss om vi skal kreve en formell henvendelse fra innbyggeren, eller om vi skal godta kommunikasjonen uavhengig av hvilket medie den har kommet inn i. Et eksempel her kan være at vi legger ut en høringssak på hjemmesiden vår, så får vi en kommentar på siden som vi må anse som et konkret innspill. Dersom innspillet for eksempel er anonymt så må vi presisere hvordan vi ønsker å motta innkommende uttalelser (for eksempel elektronisk skjema).

I praksis ser vi at svært lite av den kommunikasjonen vi har mot innbyggerne som kommer inn via SMS, chat, Facebook etc ikke vil være arkivverdig. Nettmøter i offentlig regi kan imidlertid tenkes å være arkivverdig, avhengig av nettmøtets innhold. Det er gjerne saksbehandleren selv – som mottar slike henvendelser – som må ta stilling til arkivering. Dersom arkiveringspliktig, må kommunikasjonen journalføres i sak- og arkivsystemet.

Vår konklusjon er altså at vi skal journalføre og arkivere kommunikasjon, uavhengig av mediet, når det er en del av en saksbehandling.

DIFI er i gang med revisjon av årets kvalitetskriterier, og ber nå om innspill til nye kriterier. Et sannsynlig innspill som vil komme, vil nok være relatert til om kommuner som har et strategisk fokus på sosiale medier (eks Facebook) og brukergenererte tjenester (eks Gatami) bør belønnes. Et annet interessant område vil være om kommuner som tilbyr avanserte innsynstjenester som fordrer bruk av MinID bør belønnes.

Kvalitetskriteriene har Sørum kommune hatt et aktivt forhold til i mange år. I fjor jobbet vi med spesielt mye med å sikre at vår nettside var i tråd med alle kvalitetskriteriene, og vi skulle etter vår vurdering oppnå full score på alle kriteriesettene. Dessverre ble ikke alle våre tilbakemeldinger på den foreløpige evalueringen fulgt opp av DIFI, men vi er likevel fornøyd med en samlet score på 92 %. Denne tilbakemeldingsfunksjonen til DIFI ble faktisk tatt opp på fjorårets konferanse, så forhåpentligvis vil løsningen fungere bedre i år.

Bakgrunnen for at Sørum kommune har et sterkt fokus på å følge kvalitetskriteriene, er at vi har en rekke indikatorer i vår målstyringssystem relatert til vår nettløsning (blant annet å oppnå høy score på kvalitetsundersøkelsen, samt å tilby et høyt antall selvbetjeningstjenester). Kvalitetsundersøkelsen anser vi for å være den mest objektive referanserammen tilgjengelig for offentlige nettsider, så derfor blir det naturlig å følge denne fullt ut.

Med e-politiker prosjektet har vi klart å begrense mengden utskrifter betraktelig. Et nytt tiltak som testes ut er interaktive tavler på møterommene! Vi ønsker kutte ned på utskrifter, bruk av post-it lapper og flippover skribling, dette er smartboard sålangt en utmerket løsning på, løsningen er levert av FotoPhono AS.

Smartboard støtter eksport til webside, bildeformat, pdf og powerpoint. Noe som gjør at vi enkelt kan gjenbruke materialet i andre programmer.  Notater som gjøres for frihånd på en eksistrende powerpoint kan lett lagres med få tastetrykk. 

Smartboard tilbyr nyttige funksjoner, blant annet «magisk penn» som gir oss mulighet til å highlighte eller understreke viktige punkter, deretter fjerner det seg automatisk når vi går over på neste punkt. Husker tiden hvor man hadde presentasjoner på overhead og et A4 ark for å dekke over det som ikke ble pratet om. Denne funksjonen er innebygd i smartboard og har fått navnet skjermskyggelegging. For tiden har vi opplæring for de ansatte i bruk av smartboard og de virker veldig entusiatiske, de gleder seg til å ta i bruk smartboard ved møter. Programvaren er ikke veldig avansert og det tar kort tid før de fleste er godt inn i det. Allikevel ser vi at opplæring er avgjørende om det skal bli tatt i bruk. Vi sanker inn all erfaring vi kan få rundt smartboard og sålangt er det bare gode opplevelser.

Alle våre møterom er utrustet med trådløs mus og tastatur, som blir flittig brukt av våre ansatte. Dess mer brukervennlig og lett tilgjenglig vi gjør teknisk utstyr jo mer blir det brukt.  Hvilke tips har dere ?

I løpet av det siste året har de folkevalgte i Sørum kommune blitt utsatt for en ren elektrifisering. De jobber nå elektronisk med sine møtepapirer, og alle kommunestyremøtene blir videofilmet. La oss se litt på hvordan dette fungerer hos oss.

Et par uker før utvalgsmøtet vår utvalgsmedlemmene innkalling på SMS (se bilde). En politiker slår så på sin bærbare datamaskin (tablet-pc), og saksdokumentene hentes inn automatisk. Politikeren får så frem sakskartet til møtet, som består av linker til de enkelte sakene. Han kan dermed gå inn i en sak og få frem saksfremlegget og eventuelle vedlegg. Etter hvert forbereder politikeren seg til møtet, legger inn kommentarer hvor som helst i dokumentene, ved hjelp av tastaturet eller sin elektroniske penn. Borte er tiden hvor politikeren måtte drasse rundt med kilovis med papirdokumenter; på maskinen sin får han samlet alle papirene til alle utvalgene han er medlem av, for flere år av gangen.

Denne løsningen ser ut til å fungere veldig bra. Det som kanskje er det beste, er at den er så enkel i bruk for politikerne. De trenger ikke å laste ned dokumentene fra hjemmesiden, eller konvertere de til et redigerbart format – alt dette ivaretas i løsningen. Politikerne forholder seg kun til OneNote 2007, utrustet med en tilleggskomponent fra Software Innvation.

De største tekniske utfordringene vi har hatt har nok vært relatert til å få integrert løsningen mot vår saks- og arkivsystem ESA. Det var viktig for oss å automatisere arbeidsløypen så mye som mulig (både for administrasjonen og politikerne), og da måtte vi ha tett integrasjon på plass. Det er ikke å stikke under en stol at vi generelt sett sliter med ESA, ikke minst i forhold til teknologien. Vi har altså et saks- og arkivsystem fra EDB, vi har hjemmesider fra Custompublish, og vi har denne OneNote komponenten fra Software Innovation. Samtidig har vi ikke noe laginndelt arkitektur hos oss, så vi var avhengig av horisontal integrasjon. Dette løste seg faktisk fint til slutt, og nå fungerer dette slik det skal.

Når det er tid for kommunestyremøtet, så gjøres kommunestyresalen klart til filming. Det er faktisk førsteårs studenter fra Sørumsand Videregående skole som står for det praktiske, og det ser ut til å fungere veldig bra. De er motiverte, står med headsett bak hvert kamera og får løpende instrukser fra «kontrollrommet». Politikerne selv ser ut til å ta dette med stoisk ro.