I løpet av det siste året har de folkevalgte i Sørum kommune blitt utsatt for en ren elektrifisering. De jobber nå elektronisk med sine møtepapirer, og alle kommunestyremøtene blir videofilmet. La oss se litt på hvordan dette fungerer hos oss.

Et par uker før utvalgsmøtet vår utvalgsmedlemmene innkalling på SMS (se bilde). En politiker slår så på sin bærbare datamaskin (tablet-pc), og saksdokumentene hentes inn automatisk. Politikeren får så frem sakskartet til møtet, som består av linker til de enkelte sakene. Han kan dermed gå inn i en sak og få frem saksfremlegget og eventuelle vedlegg. Etter hvert forbereder politikeren seg til møtet, legger inn kommentarer hvor som helst i dokumentene, ved hjelp av tastaturet eller sin elektroniske penn. Borte er tiden hvor politikeren måtte drasse rundt med kilovis med papirdokumenter; på maskinen sin får han samlet alle papirene til alle utvalgene han er medlem av, for flere år av gangen.

Denne løsningen ser ut til å fungere veldig bra. Det som kanskje er det beste, er at den er så enkel i bruk for politikerne. De trenger ikke å laste ned dokumentene fra hjemmesiden, eller konvertere de til et redigerbart format – alt dette ivaretas i løsningen. Politikerne forholder seg kun til OneNote 2007, utrustet med en tilleggskomponent fra Software Innvation.

De største tekniske utfordringene vi har hatt har nok vært relatert til å få integrert løsningen mot vår saks- og arkivsystem ESA. Det var viktig for oss å automatisere arbeidsløypen så mye som mulig (både for administrasjonen og politikerne), og da måtte vi ha tett integrasjon på plass. Det er ikke å stikke under en stol at vi generelt sett sliter med ESA, ikke minst i forhold til teknologien. Vi har altså et saks- og arkivsystem fra EDB, vi har hjemmesider fra Custompublish, og vi har denne OneNote komponenten fra Software Innovation. Samtidig har vi ikke noe laginndelt arkitektur hos oss, så vi var avhengig av horisontal integrasjon. Dette løste seg faktisk fint til slutt, og nå fungerer dette slik det skal.

Når det er tid for kommunestyremøtet, så gjøres kommunestyresalen klart til filming. Det er faktisk førsteårs studenter fra Sørumsand Videregående skole som står for det praktiske, og det ser ut til å fungere veldig bra. De er motiverte, står med headsett bak hvert kamera og får løpende instrukser fra «kontrollrommet». Politikerne selv ser ut til å ta dette med stoisk ro.