I Sørum kommune bruker vi Sharepoint 2010 som rammeverk for intranett. Etter et års utvikling og pilotering lanserte vi intranettet sommeren 2011. Vi har prøvd å utnytte rammeverket slik at det genererer effekter for organisasjonen, og mener vi er et stykke på vei. I dette innlegget skal vi trekke frem 8 slike funksjoner.

1. Arbeids- og prosjektrom

Arbeidsrom er designet for å understøtte livssyklusen til et prosjekt, et arbeidslag eller som møterom. Her kan medlemmene strukturere dokumenter, tildele oppgaver og kommunisere seg i mellom. Her ser vi et utsnitt av arbeidsrommet som ble brukt for prosjektet “nytt sak- og arkivsystem”.

2. Kurspåmelding

Vi har med noen tilpasninger utviklet en komplett “kursmodul” som ivaretar registreringer av nye kurs (med oppslag mot kalendre i Exchange), påmeldinger, avmeldinger og varslinger. Nå er det slutt på manuelle påmeldinger via e-post – alt skjer direkte i denne modulen.

3. Elektroniske skjema

Vi er – som de fleste kommuner er – veldig dyktige på skjema. Men spesielt ressursbesparende er det ikke å tusle rundt i gangene med papirskjema, trykke de opp i flere eksemplarer, og legge de til behandling i ulike hyller. Vi har derfor startet den møysommelige prosessen med å forvandle våre papirskjema til elektroniske skjema. I dag fyller alle ansatte ut egenmelding og permisjonssøknader elektronisk, og nye skjemaer blir lansert fortløpende. Når et skjema fylles ut (Infopath) og sendes inn, så utløses en del arbeidsflyter i Sharepoint. Den som fyller ut skjemaet, tildeler i realiteten en oppgave til sin leder (leder blir fyllt ut automatisk inn basert på Manager-feltet i AD). Leder får følgelig en oppgave som må fullføres.

Enkelte skjemaer skal i personalmappen i arkivsystemet (for eksempel innmelding av nytilsatt). Hva om vi da får skjemaet automatisk overført som et nytt dokument i personalmappen? Vi har utviklet en metode med vår arkivleverandør som gjør dette mulig, og det er noe vi skal teste ut til våren.

4. Dokumentforvaltning

Vi kan bare innrømme det med en gang – vår filserver (som inneholder mange hundre tusen dokumenter på “fellesområdet”) imøtekommer ikke vårt behov for en effektiv forvaltning av dokumentene. Dokumentbiblioteker i Sharepoint har en del interessant funksjonalitet, blant annet inn- og utsjekking av dokumenter (det å “låse” et dokument til en person), og versjonering (det vil si at hver gang dokumentet lagres så opprettes en ny versjon, og man kan da om nødvendig gjenopprette en tidligere versjon).

For å strukturere dokumentene brukes metadata (her har vi brukt temaord), samt ulike visninger (“nyeste dokumenter øverst”, “gruppert etter temaord” osv). Nå som vi har fått en del erfaring med bruken av metadata, kan vi konkludere med at det å utvikle et helhetlig og konsistent metadatasett (en taksonomi) er vanskelig. For hjemmesider har vi taksonomien LOS, men det finnes ikke en tilsvarende standard for en kommunes indre liv.

5. Søk

Det å gjenfinne et dokument i den kommunale informasjonsjungelen er ofte en interessant øvelse. Dokumenter kan blant annet ligge i arkivsystem, filserver, intranettet, hjemmesiden, Outlook, på private områder eller i Dropbox. Vi har foreløpig satt opp Sharepoint til å gjøre søk mot intranettet, hjemmesiden, filserver og arkivsystemet. Det betyr at ansatte kan søke fra Sharepoint og få treff fra alle disse områdene.

I skjermdumpen ser vi at et søk på budsjett resulterte i et presist søkeresultat (øverst vises arbeidsrommet for økonomiplan og budsjettet, så en mappe på filserver, så et underlagsdokument som ligger i arbeidsrommet for rådmannens lederforum). Søk er spennende, men krever en del trimming og tilpasninger. Noen områder kan for eksempel settes opp som mer autorative enn andre (de skal vektes høyere i søkeresultatene).

Søkemotoren er imidlertid kraftig forbedret fra Sharepoint 2007, så man kommer ganske langt uten å måtte ty til kraftigere løsninger (som for eksempel FAST).

6. Oppgavetildeling

Forsiden av intranettet er “oppgaveorientert”. Tanken er (som for dashboards generelt) at brukeren skal få oversikt over sine oppgaver uten å måtte hente frem oppgavelister i ulike systemer. Det betyr at min forside inneholder en utlisting av de oppgavene som er tildelt meg gjennom intranettet (for eksempel fra et prosjekt, fra et skjema eller fra andre arbeidsflyter), fra Visma og fra arkivsystemet (Public 360).

I møter tildeles som oftest oppgaver. I “gamle dager” ble disse oppgavene skrevet inn i et møtereferat, som gjerne var et tekstdokument som ble sendt på e-post til deltakerne.  I dag tildeles oppgavene under møtet, eller etter møtet, i oppgavelister. På den måten blir oppgavene synliggjort på forsiden til de som skal gjøre disse jobbene, og de må da selv kvittere ut at oppgaven er fullført.

7. Enhetlig profilinformasjon

Har du tenkt på hvor mange systemer som har profilinformasjon om deg, for eksempel ditt navn? Det vil som oftest være i AD, i personalmappa, i lønnssystemet og i enkelte fagsystemer. Hvis vi tenker oss at du endrer etternavn, hvordan sikrer du at navnet blir oppdatert i alle disse systemene? Eller hvis du vil at bilde av deg skal vises i Lync eller Outlook?

I Sørum har vi laget en “delvis” kobling mellom Visma HRM, Sharepoint og AD. For noen opplysninger så må Visma HRM være den autorative kilden, og disse opplysningene synkroniseres over i ansattes profiler i Sharepoint (for eksempel fødselsdato). Det betyr for eksempel at brukeren ikke trenger å fylle ut fødselsdato i profilen sin i Sharepoint, da det hentes automatisk over fra Visma.

De ansatte kan også legge inn bilde av seg selv i sin profil i Sharepoint. Bildet synkroniseres automatisk inn i AD, og vises da i Lync og Outlook 2010. Ansatte kan også stå i Lync og foreta et kompetansesøk mot profilene i Sharepoint (“spør meg om…”).

8. Gratulerer med dagen!

Som følge av integrasjon mellom lønnsystemet og Sharepoint, så kan berike ansattportalen med sosiale elementer som «Kommende bursdager» og «Nytilsatte». Vi har samlet slike på en sosiale side, hvor vi også har diskusjoner og aktivitetsstrømmer.