Sørum kommune har hatt elektronisk ekspedering gjennom SvarUt siden våren 2013, og vi aktiverte koblingen mot SDP sommeren 2015. Dermed kan vi oversende dokumentene til brukere av Digipost og e-Boks. I dag er det ca 2.000 registrerte Digipostbrukere i Sørum kommune (ca 9 % av befolkningen), og det er faktisk blant topp-ti kommunene i Norge. I tillegg er det en håndfull e-Boksbrukere. Innbyggerne har altså vært flinke til å gjøre sin del av jobben, men hva med oss? Vi informere kort om våre erfaringer med elektronisk ekspedering. Elektronisk utsendelse av dokumenter fra kommunens fag- og arkivsystemer kompletterer den helelektroniske dokumentflyten, og har som vi skal se et stort gevinstpotensiale knyttet til seg.

Avleverende systemer
Sørum kommune ekspederer i dag fra følgende systemer:

  • Public 360 (sak- og arkivsystem)
  • Public 360 i sikret sone
  • Visma Enterprise (økonomisystem)

I tillegg vurderer vi å koble på følgende systemer som står i sikret sone:

  • Visma Profil (pleie- og omsorgssystem)
  • Visma Familia (barnevernssystem)

Gevinstpotensialet
Elektronisk ekspedering har naturlig nok langt lavere transaksjonskostnader enn print og fysisk fakturering. Utgangspunktet er altså at jo mer som ender opp i de digitale postkassene, jo mer penger er det å spare for kommunen. Vi er nå oppe i ca 20 % andel elektroniske ekspederinger som leses elektronisk. Trendlinjen er som illustrasjonen under viser positiv. Det er greit å ta utgangspunkt i en slik prosentuell fordeling i forbindelse med økonomisk analyse, herunder det å sette et fornuftig måltall over tid.

1

Utfordringer med elektronisk ekspedering

  • For det første må avleverende system inkludere mottakers fødselsnummer (eller organisasjonsnummer). Saksbehandlere sitter ikke alltid på denne informasjonen, og mulighetene for oppslag mot folkeregister varierer fra system til system. Public 360 tilbyr for eksempel dette som en modul (som for øvrig ikke er fullverdig implementert før SP9). Man kan selvfølgelig kreve at innbyggeren autentiserer seg gjennom ID-porten når de fyller ut et elektronisk skjema, da vil fødselsnummeret følge med skjemaet inn i sak- og arkivsystemet.
  • Økonomi. Leverandørene priser gjerne elektronisk ekspedering og folkeregister som moduler, og driftsutgiftene knyttet til disse modulene må sees i sammenheng med den gevinsten elektronisk ekspedering gir. I praksis betyr det at man må ha et visst volum på slike ekspederinger før det økonomisk sett er fordelaktig for kommunen.
  • Innbyggeren må opprette digital postboks. Hvis innbyggeren har opprettet postboks hos e-Boks eller Digipost, så vil dokumentet oversendes postboksen. Hvis innbyggeren ikke oppretter postboks, så vil den ta en sveip innom Altinn, og hvis de ikke åpner dokumentet innen et par dager så sendes dokumentet fysisk til postadressen. Så kommunens suksess avhenger av at innbyggeren har digital postboks. Det er derfor det er viktig å gjennomføre kampanjer mot innbyggeren.
  • Svake integrasjoner. De største masseutsendelsene vi gjør er innenfor planområdet, for eksempel arbeidet med en områdereguleringsplan. Her hentes mange hundre mottakere fra lokal matrikkel. I lokal matrikkel ligger fødselsnummer, men det følger ikke med gjennom geolok-integrasjonen. I praksis problematiserer dette muligheten for å ekspedere elektronisk til slike mottakere.
  • For innbyggere som logger inn i Digipostappen med Digipost sin autentisering, så må innbyggeren logge på nytt på i appen (med ID-porten) for å få åpnet dokumentet. Årsaken er at DIFI krever at ID-porten skal brukes for å åpne dokumenter som sendes gjennom SDP. For innbyggeren kan dette oppleves tungvint.

Erfaringer med SvarUt
Saksbehandlere forholder seg kun til SvarUt som ekspederingskanal. De ekspederer dokumentene, og da fyres de over til SvarUt. Den elektroniske flyten ser slik ut:

2