Sørum kommune bruker Sharepoint 2013 som rammeverk for intranett. Sharepoint er et forholdsvis tungt og ressurskrevende rammeverk, men vi har jobbet en god del med å realisere interne tjenester som bidrar til å effektivisere samhandlingen og tjenesteproduksjonen. I dette innlegget skal vi trekke frem ulike tjenester og funksjoner.

Arbeidsrom

Arbeidsrom er designet for å understøtte samhandlingen knyttet til spesifikke oppgaver eller møter. Eksempler på arbeidsrom er rådmannens ledermøter, tillitsvalgte i Sørum kommune og årsrapportering. Teknisk sett er dette områder i Sharepoint som vi har tilpasset og lagret som egne maler.

Kurs – oversikt, påmelding og avmelding

Ansatte melder seg på kurs og arrangementer selv, og når de melder seg på blir kurset automatisk lagt inn i kalenderen deres. I kursløsningen henter de ned kursdokumentasjon, og de kan se alle deltakere på kurset. Når kurset er ferdig, kan kursholder registrere oppmøte direkte i deltakerlisten.

intranett-kurs

 Elektroniske skjema

Vi er – som de fleste kommuner – veldig dyktige på skjema. Det er fortsatt mye papirskjema som sirkulerer, men vi ser at bruk av elektroniske skjema i intranettet bidrar til å automatisere arbeidsprosessene. Her ser vi et skjema som ledere fyller ut når de skal bestille utstyr. Skjemaet er laget i infopath og er koblet til sharepoint (arbeidsflyter, for eksempel knyttet til oppgaver).

intranett-skjema

 Dokumentforvaltning

En del virksomheter i Sørum kommune bruker dokumentbibliotek i intranettet som lagringsplass for sine filer. Biblioteker i Sharepoint har en del interessant funksjonalitet i forhold til gammeldagse filservere. Dokumenter kan blant annet sjekkes ut («låse et dokument til en person»), dokumentene versjoneres (det vil si at man kan sammenstille og om nødvendig gjenopprette en tidligere dokumentversjon), og inneholdet er søkbart. Dokumentene får også sin unike lenke som kan deles. En forbedret arbeidsmåte er da at man sender linken til et arbeidsdokument, i stedenfor å sende det som vedlegg på e-post. Dermed kan man samskrive i dokumentet, og man slipper å forholde seg til mange forskjellige arbeidsdokumenter.

Det er imidlertid en del utfordringer med å få dette til skikkelig. Man bør være forsiktig med å bruke mapper som struktur, og heller basere seg på bruk av metadata (kolonner som sier noe om dokumenttype og -innhold). Dette har vi jobbet lenge med, men det er komplisert å lande en struktur som lar seg enkelt adoptere av hele organisasjonen. Ansatte vil ha mappene sine, og de forsvinner nok ikke med det første. Eksterne skytjenester som Dropbox er fortsatt orientert rundt mapper.

intranett-dokumentsentral

 Søk

Det å gjenfinne et dokument i den kommunale informasjonsjungelen er ofte en interessant øvelse. Dokumenter kan for eksempel ligge lagret i sak- og arkivsystemet, de kan ligge på filservere, på intranettet, på hjemmesiden, i epostbokser eller i eksterne skytjenester. Fordelen med å ha innhold i Sharepoint er at det da lar seg enkelt gjenfinne. Her ser vi søkeresultatene for søk på «Odd Hellum». Først vises ansatte med det navnet, deretter vises innhold produsert av Odd. Til venstre ser vi raffineringspanelet hvor vi kan filtrere søkeresultatene basert på gitte kriterier. Vi ser også at Odd har en grønn bar knyttet til profilbildet, det viser at han er tilgjengelig gjennom Skype for Business. Så lenge brukeren har Skype for Business kjørende på datamaskinen sin, så vil altså Sharepoint berike visningen av personer med ulike farger som symboliserer tilgjengeligheten.

intranett-sok

 Oppgaver

Forsiden av intranettet har en venstre kolonne som bare inneholder oppgaver fra ulike systemer. Tanken er (som for dashboards generelt) at den ansatte skal få oversikt over sine oppgaver uten å måtte hente de frem fra ulike fagsystemer.

I møter tildeles som oftest oppgaver. I «gamle dager» ble disse oppgavene skrevet inn i et møtereferat, som oftest var det et tekstdokument som ble sendt på e-post til deltakerne. I dag har en del virksomheter begynt å bruke oppgavelistene i intranettet, slik at oppgaver tildeles direkte under møtet. På den måten blir oppgavene synliggjort på forsiden av intranettet til de som skal gjøre disse jobbene, og de må da selv kvittere ut at oppgavene er fullført. Her viser en webdel oppgavene i selve intranettet (som ofte tildeles i et arbeidsrom), så vises oppgavene i kvalitetssystemet og så oppgaver i Visma. I tillegg har vi webdeler for oppgaver i sak- og arkivsystemet, og prosjektoppgaver. Disse webdelene vises ikke i skjermdumpen.

intranett-oppgaver