Etter nesten 15 år med Kontor 2000/ESA har vi erkjent at tiden var moden for et systembytte. I vår ble anbudskonkurransen gjennomført, og nå er vi godt i gang med å implementere det nye systemet. 1. januar 2012 skal vi være på lufta. Det ble Software Innovation som fikk tilslaget med sitt system Public 360.

Utarbeidelse av kravspesifikasjon tok en del ressurser fra oss, og i den gode beta-ånden ønsker vi selvfølgelig å dele dokumentene med andre som er interesserte. Forhåpentligvis vil det være noe å hente for alle og enhver. Kravspesifikasjonen legger spesielt vekt på integrasjoner; at sak- og arkivsystemet skal harmonisere med øvrige interne og eksterne systemer. Public 360 er bygget på Sharepoint, noe som medfører optimal samhandling mot vårt intranett (Sharepoint 2010) og kommunikasjonsløsningen Lync.

Kravspesifikasjon

Konkurransegrunnlag

Mobile plattformer er et satsningsområde for oss. Delvis fordi vi ser nytteverdien i økt tilgjengelighet og mobilitet i forhold til egen organisasjon, men også fordi mobile enheter begynner å bli ganske utbredt blant våre innbyggere.

Trafikkanalyse

Trafikkanalysen viser at ganske mange bruker mobile enheter som iPad, iPhone og androidbaserte telefoner når de besøker vår hjemmeside (Google Analytics statistikk for januar 2011):

Continue reading…

SharePlus for iPad er et verktøy for å administrere Sharepoint. Faktisk fungerer den veldig bra; vi kan nå bruke vår iPad til å legge ut nyheter på intranettet, og ellers administrere område- og listeinnhold.

iPad har vist seg å være spesielt egnet til møtevirksomhet, men også til å fjernadministrere maskiner og servere, samt vedlikehold av systemer – som i dette tilfellet Sharepoint 2010.

Begge boksene lyser rødt, som betyr at møterommene er opptatt.

Igjen har ITavdelingen i Sørum Kommune kjøpt inn nytt og spennende utstyr. Denne gangen har vi testet ut Evoko Room Manager. I førsteomgang har vi kjøpt inn tre bokser, og plassert de utenfor de mest brukte møterommene for å se hvordan våre brukere tar i bruk boksen. Hvert møterom har en egen felles kalender, hvor de ansatte kan reservere møterommet ved hjelp av outlook. Evoko Room Manager synkroniserer direkte mot den aktuelle kalenderen, det vil si at med engang en reservasjon kommer inn er den synlig på Evokoen. Er rommet ledig lyser Evokoen grønt, og er det opptatt lyser den rødt. Dette gjør det utrolig enkelt å se om møterommet er ledig eller ikke. 

Det som er så genialt med Evoko Room Manager er at man ikke må reservere møterommet fra outlook kalenderen, man har også mulighet til å resevere møterommet direkte fra Evoko Room Manager; Boksen er utstyrt med en 8″ touch-screen som gir mulighet til å enkelt reservere møterommet. 

I tilegg til å kunne reservere møterommet har man også mulighet til å forlenge et reservert møte direkte fra Evoko Room Manager. Avslutter man møte tidligere kan man også enkelt tilgjengeliggjøre rommet for andre. Kort sagt;  Man kan resververe, forlenge og avslutte en reservasjon. Alle endringer man enten gjør fra outlook kalenderen, eller rett fra Evoko Room manager blir synlig direkte på begge steder.  

Evoko Room Manager i bruk.

En annen nyttig funksjonalitet er at man kjapt kan rappotere feil på det tekniske utstyret i møterommet ved hjelp av Evoko Room Manager. Er det problemer med projektoren trenger de ansatte kun klikke på ikonet som ser ut som en projektor, en melding vil da bli sendt direkte til vår helpdesk-tjeneste som får beskjed om at nå er det et problem med projektoren på møterom x. 

Evokoen støtter exchange 2003 og 2007. Vi har fått høre at støtte for 2010 er rett rundt hjørne. Dessverre er menyen kun på engelsk, vi krysser fingrene for at norsk-språkpakke er på vei. Det vises også kun navnet til den som har reservert møterommet, vi kunne tenkt oss at tittelfeltet ble tatt med også.

Sett bort ifra dette er vi strålende fornøyd med våre Evoko Room Managers.  

Mer om Evoko Room Manager: 

Mulighetene med Evoko
http://www.evoko.se/
Systemkrav

ITavdelingen var heldig å fikk tak i en 64GB iPad, og vi har nå fått lekt oss litt med vårt første Apple produkt. 

Førsteinntrykket sier at det er en stor versjon av iPhone, med mindre funksjoner. Men det skal sies at dette ikke er funksjoner man savner, bortsett fra at det gjerne skulle vært et kamera på den. 

Citrix receiver på iPad

Som oss har du sikkert irriterert deg over de stadige tastetrykkene man hører under et møte. Vi har nå funnet en løsning på dette problemet i iPaden. 

I lange møter (helst i pauser) kan det være at du ønsker sjekke mailen, lese noen nyheter eller finne fram notater du har gjort i et word dokument.
Med iPad kan du gjøre dette uten at det vil være til bry for andre. Man kan skru alle unødvendige og irriterende klikkelyder av, så den blir helt lydløs. 

Med iPads støtte for mobilt bredbånd gir det oss tilgang til e-mail, internett ,og alle dokumenter uansett hvor vi er. 

Sålangt har vi lagt inn følgende applikasjoner på vår iPad: 

• Citrix receiver – Gir oss mulighet til å bruke alle programmer og gir oss tilgang til alle dokumenter gjennom vårt citrix miljø uansett hvor vi er.

• Teamviewer - Gir oss mulighet til fjernstyre alle datamaskiner som har teamviewer klienten på sin maskin.

• Google Earth- Med Google Earth kan du fly hvor du vil på jorda for å vise satellittbilder, kart, terreng og tredimensjonale bygninger.

Vi finner nok flere smarte apps med tiden. Kom gjerne med anbefalinger på apps vi bør legge inn.

Sørum kommune mottar fra tid til annen henvendelser hvor kommuner ønsker litt bistand med sitt pågående portalprosjekt. Ofte har de bestemt seg for å gjøre noe med hjemmesidene sine, og ønsker i den forbindelse innspill på krav de bør stille til leverandørene.

Som betakommune ønsker vi selvfølgelig å dele det arbeidet vi har gjort, så her er kravene vi brukte i vår kravspesifikasjon da vi våren 2009 utviklet den hjemmesiden vi har i dag:

Kravspesifikasjon CMS/portalsystem Sørum kommune

Som nevnt i forrige innlegg lagrer vi filmstrømmen fra kommunestyresendingene for etterbehandling. I etterbehandlingen så «kuttes» råfilen til passende filer – en fil pr. sak. Pauser og lignende kuttes.

Når videofilene er etterbehandlet så overføres disse til en mediaserver vi har liggende i vårt nettverk (i DMZ). Mediaserveren kommuniserer med hjemmesiden slik at filene som legges på mediaserveren listes automatisk ut på hjemmesiden. I det øyeblikket vi legger inn filene fra et kommunestyremøte vil de altså listes ut på hjemmesiden.

Mediaserveren er en standard Windows 2008 Server som er satt opp med Windows Media Services (gratis, følger med operativsystemet på serveren).

Illustrasjonen viser kommunikasjonen i den tekniske løsningen. Dersom en bruker vil se på en sak som er behandlet i kommunestyret, så går han inn på kommunens hjemmeside og finner siden hvor videofilene listes ut. Linkene redirecter nettleseren til kommunens mediaserver, slik at når selve avspillingen skjer så kommuniserer brukerens nettleser med mediaserveren i vårt nettverk.

Løsningen er svært enkel og fungerer helt fint. Det vi opplever som elegant med løsningen er automatikken mellom mediaserveren og hjemmesiden.

Helt konkret blir rutinen som følger:

• I etterbehandlingen produseres videofiler – en for hvert møte. Filnavnet settes til saksnr + navn på saken.
• På mediaserveren opprettes en ny mappe for møtet, for eksempel «Kommunestyret 14.03.10″.
• Filene kopieres inn i denne mappen.

Når dette er gjort vises linkene til disse filene på hjemmesiden, og videofilene er tilgjengelig for alle som vil følge møtet i ettertid.

I Sørum kommune filmer vi kommunestyremøtene, og vi sender disse møtene live via hjemmesiden.

Teknisk løsning:

Som illustrasjonen viser er dette teknisk sett løst som følger: Vi har kjøp en mikserløsning (NewTek Tricaster Pro) som er koblet til tre kameraer og lyd fra kommunestyresalens PA-anlegg. Mikseren er i realiteten en PC med ekstra innganger og svært funksjonell programvare. Et av disse kameraene er et vidvinkelkamera som viser hele forsamlingen mens de andre to er betjent og følger podiet og taler.

Ut fra mikseren lagrer vi videostrømmen på en disk for etterbehandling og overføring til videoarkivet. I tillegg sender vi videostrømmen live til et eksternt kringkastingspunkt som vi har koblet mot hjemmesiden. Vi ønsket bruke et eksternt kringkastingspunkt for å redusere belastningen på egne linjer. På sikt får vi vurdere om det vil bli hensiktsmessig å dra denne tjenesten tilbake til oss. En slik vurdering handler i hovedsak om hvor mye båndbredde en slik kringkasting vil kreve (i siste møte hadde videoartikkelen rundt 350 besøk).

Med denne løsningen kan altså innbyggerne følge kommunestyret når de har møte via kommunens hjemmeside.

 Politisk behandling: 

Filming av kommunestyret er behandlet av kommunestyret og økonomi- og administrasjonsutvalget:

• Kommunestyret vedtok 17.12.2008, som verbalvedtak i sak 94/08 ”Budsjett 2009 for Sørum kommune:
  ”Kommunen sørger for å etablere en løsning med å legge kommunestyrets møter direkte ut på internett.”
• Ø/A vedtok 02.12.2009 i sak 117/09: ”Videofilming av kommunestyremøtene – Samarbeidsavtale med Sørumsand videregående skole”:
  ”Ø/A vedtar gjennomføring av prosjekt i tråd med strategisk IKT-plan og i samarbeid med  Sørumsand videregående skole.”
• Ø/A vedtok i 02.12.2009 i sak 119/09: ”Strategisk IKT-plan 2010 – 2013”, hvor filming omtales.

Samarbeidspartnere:

Vi samarbeider med Sørumsand videregående skole gjennom en regulert avtale (PDF). Før møtene starter kommer elevene fra medier- og kommunikasjonslinjen til rådhuset, setter opp utstyret, bemanner kamerastasjonene og etablerer en «base» hvor de holder kontakt med kamerastasjonene og gjennomfører produksjonen. Denne riggingen skjer gjerne flere timer før møtet starter, og skolen har laget en liten filmsnutt som vises på hjemmesiden i timene før møtet starter.

Vi bruker Moava AS som leverandør av det eksterne kringkastingspunktet.

Økonomi og ressursbruk:

Som avtalen viser har Sørum kommune kjøpt mikserløsningen og tilhørende utstyr (ca 80.000 kr). Ut over dette stiller videregående skole opp og gjennomfører produksjonen kostnadsfritt. Dette er en vinn-vinn situasjon, da Sørum kommune får levert denne tjenesten uten å bruke spesielt mye ressurser selv, mens skolen får et reelt samfunnsnyttig prosjekt å jobbe med. I tillegg har skolen tilgang på mikserløsningen og kan bruke den i andre sammenhenger.

Videoarkiv:

Som nevnt tar vi vare på videomaterialet så vi kan legge det ut i et videoarkiv på hjemmesiden. Dette skal vi skrive et eget innlegg på om ikke så altfor lenge!

Link til nyhetssak hos Sørumsand videregående skole

Hjemmesider generelt egner seg ikke så veldig bra for visning på mobiltelefoner så egne mobilsider ser ut til å bli mer og mer vanlig. For eksempel har vi m.nsb.no og ikke minst m.asker.kommune.no.Vi ser videre at årets kvalitetskriterier belønner slike mobilsider.

I Sørum har vi gjort tilsvarende på m.sorum.kommune.no. Så kan man jo spørre seg om hva innbyggere som går inn på mobilutgaven av en kommunal hjemmeside egentlig er ute etter. Vi tror at kontaktopplysninger blir viktig, og ikke minst utlistning av ledige stillinger (ledige stillinger hos oss får veldig mange klikk). Så lister vi også ut de siste nyhetene.

Det var forholdsvis raskt gjort å få etablert denne siden, og det var ikke spesielt ressurskrevende. Vi måtte selvfølgelig registrere subdomenet m.sorum.kommune.no, og leverandøren måtte legge opp en egen mal for denne siden, men det var gjort på få dager.

I forbindelse med årets e-kommunekonferanse ble seks kommuner nominert til prisen som årets e-kommune. E-kommuneprisen henger høyt blant kommunene, da denne prisen er en viktig indikator på hvor dyktig kommunene er i bruk av IKT. Sørum kommune ble nominert til prisen i år, men Bærum kommune gikk for tredje år på rad av med seieren. Gratulerer!

E-kommuneprisen tar utgangspunkt i en nasjonal kartlegging av alle kommunene og fylkeskommunene i Norge. Resultatene kan samlet leses på KS IKT-forum sin hjemmeside. Sørum kommune fikk samlet sett tredje best score av alle som har svart – det skal vi være fornøyde med.

KS sier følgende om Sørum kommune:

Sørum kommune (ca. 13 500 innbyggere) er opptatt av kommunikasjon med innbyggerne og er gode på tjenester på nett. De har elektronisk journalsystem i helse- og omsorgssektoren og skårer høyt på IKT i grunnopplæringen. Kommunen er dyktig på geografisk informasjon. Når det gjelder elektronisk handel skårer Sørum kommune helt i toppen. De er svært gode på informasjonssikkerhet, arkitektur, bruk av åpne standarder og informasjonssikkerhet. Sørum har en vei å gå når det gjelder bruk av fri programvare og Grønn IT. Ledelsen i kommunen, både administrativ og politisk, er opptatt av IKT, noe som er svært positivt.