Statistikk over innsendte skjema de siste par årene:

Trendlinjen viser en stabil økning over tid.  Statistikken viser også at antall innsendte skjema topper seg i perioder. Det henger selvfølgelig sammen med søknadsfrister, spesielt knyttet til opptak i SFO og kulturskole.

De fem mest brukte skjemaene er disse:

• SFO – Innmelding, endring, oppsigelse
• Kulturskole – søknad om inntak
• Permisjon fra undervisning – søknad
• Grunnskole – innmelding 1. trinn
• Søknad om skoleskyss

1. Arbeids- og prosjektrom

Arbeidsrom er designet for å understøtte livssyklusen til et prosjekt, et arbeidslag eller som møterom. Her kan medlemmene strukturere dokumenter, tildele oppgaver og kommunisere seg i mellom. Her ser vi et utsnitt av arbeidsrommet som ble brukt for prosjektet “nytt sak- og arkivsystem”.

2. Kurspåmelding

Vi har med noen tilpasninger utviklet en komplett “kursmodul” som ivaretar registreringer av nye kurs (med oppslag mot kalendre i Exchange), påmeldinger, avmeldinger og varslinger. Nå er det slutt på manuelle påmeldinger via e-post – alt skjer direkte i denne modulen.

3. Elektroniske skjema

Vi er – som de fleste kommuner er – veldig dyktige på skjema. Men spesielt ressursbesparende er det ikke å tusle rundt i gangene med papirskjema, trykke de opp i flere eksemplarer, og legge de til behandling i ulike hyller. Vi har derfor startet den møysommelige prosessen med å forvandle våre papirskjema til elektroniske skjema. I dag fyller alle ansatte ut egenmelding og permisjonssøknader elektronisk, og nye skjemaer blir lansert fortløpende. Når et skjema fylles ut (Infopath) og sendes inn, så utløses en del arbeidsflyter i Sharepoint. Den som fyller ut skjemaet, tildeler i realiteten en oppgave til sin leder (leder blir fyllt ut automatisk inn basert på Manager-feltet i AD). Leder får følgelig en oppgave som må fullføres.

Enkelte skjemaer skal i personalmappen i arkivsystemet (for eksempel innmelding av nytilsatt). Hva om vi da får skjemaet automatisk overført som et nytt dokument i personalmappen? Vi har utviklet en metode med vår arkivleverandør som gjør dette mulig, og det er noe vi skal teste ut til våren.

4. Dokumentforvaltning

Vi kan bare innrømme det med en gang – vår filserver (som inneholder mange hundre tusen dokumenter på “fellesområdet”) imøtekommer ikke vårt behov for en effektiv forvaltning av dokumentene. Dokumentbiblioteker i Sharepoint har en del interessant funksjonalitet, blant annet inn- og utsjekking av dokumenter (det å “låse” et dokument til en person), og versjonering (det vil si at hver gang dokumentet lagres så opprettes en ny versjon, og man kan da om nødvendig gjenopprette en tidligere versjon).

For å strukturere dokumentene brukes metadata (her har vi brukt temaord), samt ulike visninger (“nyeste dokumenter øverst”, “gruppert etter temaord” osv). Nå som vi har fått en del erfaring med bruken av metadata, kan vi konkludere med at det å utvikle et helhetlig og konsistent metadatasett (en taksonomi) er vanskelig. For hjemmesider har vi taksonomien LOS, men det finnes ikke en tilsvarende standard for en kommunes indre liv.

5. Søk

Det å gjenfinne et dokument i den kommunale informasjonsjungelen er ofte en interessant øvelse. Dokumenter kan blant annet ligge i arkivsystem, filserver, intranettet, hjemmesiden, Outlook, på private områder eller i Dropbox. Vi har foreløpig satt opp Sharepoint til å gjøre søk mot intranettet, hjemmesiden, filserver og arkivsystemet. Det betyr at ansatte kan søke fra Sharepoint og få treff fra alle disse områdene.

I skjermdumpen ser vi at et søk på budsjett resulterte i et presist søkeresultat (øverst vises arbeidsrommet for økonomiplan og budsjettet, så en mappe på filserver, så et underlagsdokument som ligger i arbeidsrommet for rådmannens lederforum). Søk er spennende, men krever en del trimming og tilpasninger. Noen områder kan for eksempel settes opp som mer autorative enn andre (de skal vektes høyere i søkeresultatene).

Søkemotoren er imidlertid kraftig forbedret fra Sharepoint 2007, så man kommer ganske langt uten å måtte ty til kraftigere løsninger (som for eksempel FAST).

6. Oppgavetildeling

Forsiden av intranettet er “oppgaveorientert”. Tanken er (som for dashboards generelt) at brukeren skal få oversikt over sine oppgaver uten å måtte hente frem oppgavelister i ulike systemer. Det betyr at min forside inneholder en utlisting av de oppgavene som er tildelt meg gjennom intranettet (for eksempel fra et prosjekt, fra et skjema eller fra andre arbeidsflyter), fra Visma og fra arkivsystemet (Public 360).

I møter tildeles som oftest oppgaver. I “gamle dager” ble disse oppgavene skrevet inn i et møtereferat, som gjerne var et tekstdokument som ble sendt på e-post til deltakerne.  I dag tildeles oppgavene under møtet, eller etter møtet, i oppgavelister. På den måten blir oppgavene synliggjort på forsiden til de som skal gjøre disse jobbene, og de må da selv kvittere ut at oppgaven er fullført.

7. Enhetlig profilinformasjon

Har du tenkt på hvor mange systemer som har profilinformasjon om deg, for eksempel ditt navn? Det vil som oftest være i AD, i personalmappa, i lønnssystemet og i enkelte fagsystemer. Hvis vi tenker oss at du endrer etternavn, hvordan sikrer du at navnet blir oppdatert i alle disse systemene? Eller hvis du vil at bilde av deg skal vises i Lync eller Outlook?

I Sørum har vi laget en “delvis” kobling mellom Visma HRM, Sharepoint og AD. For noen opplysninger så må Visma HRM være den autorative kilden, og disse opplysningene synkroniseres over i ansattes profiler i Sharepoint (for eksempel fødselsdato). Det betyr for eksempel at brukeren ikke trenger å fylle ut fødselsdato i profilen sin i Sharepoint, da det hentes automatisk over fra Visma.

De ansatte kan også legge inn bilde av seg selv i sin profil i Sharepoint. Bildet synkroniseres automatisk inn i AD, og vises da i Lync og Outlook 2010. Ansatte kan også stå i Lync og foreta et kompetansesøk mot profilene i Sharepoint (“spør meg om…”).

8. Gratulerer med dagen!

Som følge av integrasjon mellom lønnsystemet og Sharepoint, så kan berike ansattportalen med sosiale elementer som «Kommende bursdager» og «Nytilsatte». Vi har samlet slike på en sosiale side, hvor vi også har diskusjoner og aktivitetsstrømmer.

Vi har imidlertid grunn til å være fornøyde vi også. I år oppnådde nemlig nettsiden til Sørum kommune 98 % av alle kvalitetskriteriene. Det er all-time-high, noe vi selvfølgelig er fornøyde med. Vi får trekk for at vi ikke publiserer dokumentene på postlistene, men bare har bestillingsfunksjon. Nå er vi i gang med å bytte sak- og arkivsystem, og vi tar sikte på å publisere dokumentene i løpet av 2012.

For mer informasjon om vår hjemmeside, se artikkel på hjemmesiden. Her finner du også tilgjengelighetserklæringen.

Utarbeidelse av kravspesifikasjon tok en del ressurser fra oss, og i den gode beta-ånden ønsker vi selvfølgelig å dele dokumentene med andre som er interesserte. Forhåpentligvis vil det være noe å hente for alle og enhver. Kravspesifikasjonen legger spesielt vekt på integrasjoner; at sak- og arkivsystemet skal harmonisere med øvrige interne og eksterne systemer. Public 360 er bygget på Sharepoint, noe som medfører optimal samhandling mot vårt intranett (Sharepoint 2010) og kommunikasjonsløsningen Lync.

Kravspesifikasjon

Konkurransegrunnlag

• Filming av kommunestyremøtene
• Videoarkiv - Kommunestyresendinger

Nå går vi inn i en ny periode, hvor vi har gjort oss noen nye tanker. Vi skifter ut løsningen med tablet-maskiner og OneNote og erstatter denne med ipads.

Dagens løsning med Tablet-PCer og OneNoteløsning har vi brukt i kommunestyret og i de sentrale utvalgene på nivået under kommunestyret i ca. to år. For at løsningen skal fungere, betinger det at politikerne før møtene laster ned OneNotemøtedokumentene på PCen. Dokumentene lagres dermed lokalt på den enkeltes PC. Dette er jo også en selvfølgelig del av forberedelsen deres til møtene.

Vi ville unngå å måtte legge opp strømtilkoblingspunkter for alle i møtene, og baserte oss på å kunne gjennomføre møtene med PCenes egen batterikapasitet. For å sikre at alle skulle ha strøm nok for lange møter, utstyrte vi PCene med batterier med inntil 7 timers kapasitet. Reelt sett ca 5 timer.

Politikerne har kunnet gjøre sine egne notater på skjermen direkte på de enkelte saksdokumentene både under forberedelsene hjemme og i møtene.

Ordningen med papirløse politikere ble vedtatt i kommunestyret, noe vi anser som viktig for at politikerne selv skal ha et eierskap til løsningen. Vedtaket var enstemmig, og ingen politikere har vegret seg mot å ta i bruk løsningen. Vi gjennomførte kurs for alle i bruk av både Tablet-PC og OneNoteløsningen, slik at de skulle være trygge i den nye papirløse hverdagen.

Alle møtene har vært gjennomført totalt papirløst, bortsett fra de mest omfattende plandokumentene, som politikerne har ønsket å få tilsendt på papir. De fleste synes nok fortsatt det er lettere å lese slike dokumenter på papir enn på skjermen. Politikerne har relativt lett orientert seg i OneNoteløsningen for å finne de riktige dokumentene i møtet, om det gjelder saksframlegg, vedlegg til sakene eller tidligere behandlinger av saken. IT-kompetansen politikerne imellom varierer naturlig nok, men dette har ikke vært noen stor utfordring for en god bruk av løsningen.

• Det at møtedokumentene må lastes ned på PCen før møtene, vil vi anse som både en fordel og en ulempe:
  Fordel, fordi man er uavhengig av tilgang til internett når dokumentene først er lastet ned og lagret på PCen.
• Ulempe, fordi det betinger at det tar noe tid å laste ned dokumentene til omfattende møter, og ved senere oppdateringer til møtet må man foreta en ny nedlasting av oppdateringene.

Erfaringene våre etter ca. to års bruk av e-politikerløsningen er i det store og hele svært gode. Politikerne har uttykt tilfredshet med løsningen, og det har ikke kommet fram ønsker om å gå tilbake til papirdokumenter.

De problemene av teknisk art som har dukket opp, har politikerne fått hjelp av kommunens helpdesk til å få løst.

Sett fra helpdesk sin side har ikke dette vært en helt optimal løsning, det har mye support saker og maskinen har blitt brukt til andre ting enn politiker løsningen. Noe av det kan helpdesk takke seg selv for da vi valgte og ikke låse maskinen ned til kun OneNote.

Ny løsning – ipads!

Møtedokumenter - Ipad

Ved overgangen til en iPadløsning ser vi særlig følgende fordeler for politikerne:

• iPaden er liten og lett, og grei å ha med seg i møtene.
• iPadteknologien er svært enkel å bruke, så brukerterskelen for politikerne vil være lav.
• iPadskjermen har en god oppløsning, noe som vil gjøre det behagelig å lese dokumentene på skjermen.
• Få feilkilder , som igjen vil føre til få supportsaker.

Vi ser også ulemper ved at alle må ha en iTunes konto og at det ikke finnes noe godt verktøy for administrasjon av de.

Vår nye løsning er det Software Innovations som står bak, og appen 360° eMeetings som er i bruk. Vi legger også inn vår egen app på alle ipadene.
For at 360° eMeetings skal fungere må en sharepoint solution fra Software Innovation være installert, med andre ord kreves det at sharepoint foundation er satt opp i DMZ.
Selve jobben med å publisere møtedokumentene er også latterlig enkel. Alle møtedokumentene blir lagt inn i samme mappe på sharepoint sammen med en XML fil. Denne XML filen er det bare å høyreklikke på og velge publiser, og vips så er dokumentene tilgjengelig for politikerne via ipaden.

Den nye appen er helt ny, og inneholder blant annet et helt nytt brukergrensesnitt. Her er kartfunksjoner tatt mer i bruk, og nå blir det en egen versjon for iPad i tillegg. Mens dagens app vil krasje på iOS5, så støttes iOS5 av den nye versjonen (hvis ikke Apple har gjort veldig store endringer i forhold til siste betarelease). Her ser dere en skjermdump av en av funksjonene:

Vi har satt dette opp hos oss som følger:

1. Medarbeiderne laster selv opp profilbilde på intranettet (Sharepoint 2010 profil). På denne måten har de selv kontroll på om de skal eksponeres med bilde.

2. En automatisk synk mellom Sharepoint og AD er satt opp, så bildene importeres inn i AD.

3. Outlook 2010 og Lync henter profilbilde fra AD, og dermed vises profilbildene i e-poster og i chats.

4. Hjemmesiden henter ut profilbilde fra AD. Medarbeidere som åpner hjemmesiden fra kommunens nett, er allerede pålogget hjemmesiden som forfatter (SSO). Påloggede brukere får en ekstra boks på hjemmesiden. I denne boksen kan de selv ta stilling til om de ønsker at bildet skal vises eksternt, det vil si vises på hjemmesiden.

Illustrasjon av oppsettet:

Trafikkanalyse

Trafikkanalysen viser at ganske mange bruker mobile enheter som iPad, iPhone og androidbaserte telefoner når de besøker vår hjemmeside (Google Analytics statistikk for januar 2011):

Sorumappen

Som et tiltak har vi derfor utviklet og lansert appen Sorum, som nå ligger tilgjengelig i Apple Store. Appen gir oppdatert informasjon om nyheter, ledige stillinger, saker til høring, saker i Mitt Nabolag (med kart) og kontaktinformasjon. Innbyggere i Sørum (og andre selvfølgelig) kan altså holde seg oppdatert om det som skjer uten å måtte gå via en nettleser. Det er også mulig å «pushe» ut beskjeder til de som har installert slike apps.

Tilsvarende app blir lagt ut for androidbaserte mobiler i løpet av våren. Vi holder samtidig på å utvikle en ny innbyggerrelatert nettjeneste på vår hjemmeside, og i den forbindelse blir det nok laget en ny app som skal støtte opp om denne tjenesten. Mer om det etter hvert.

Vi håper tilbudet faller i smak!

Skjermdumps

Her ser dere dumps av oppstartsikon, nyheter, oversikt over saker i Mitt Nabolag og kartvisning av en sak:

iPad har vist seg å være spesielt egnet til møtevirksomhet, men også til å fjernadministrere maskiner og servere, samt vedlikehold av systemer – som i dette tilfellet Sharepoint 2010.

Innhold på forsiden er basert på roller
Forsiden presenterer relevant informasjon for den påloggede brukeren. Bokser og innhold i bokser målstyres ut fra de rollene brukeren har. I så måte kan en forside for en lærer se helt annerledes ut enn for en saksbehandler. Etter hvert som nye integrasjoner faller på plass, kan mer relevant innhold styres mot de ulike brukergruppene.

Nyheter
Nyheter/interninformasjon målstyres og oppleves følgelig relevant for brukeren. På samme måte som man sender en e-post til en gruppe i Outlook, så brukes tilsvarende grupper i Sharepoint for å målstyre informasjon.

Oppgaver
Håndtering av oppgaver utgjør viktig basisfunksjonalitet. Oppgaver som tildeles til en bruker, for eksempel fra avdelingssidene eller i arbeidsrom, vises som “Mine tildelte oppgaver” på forsiden. I tillegg presenteres oppgaver fra andre systemer som arkivsystemet og helpdesk i egne bokser. På denne måten får brukeren en samlet oversikt over sine oppgaver i et grensesnitt. I disse dager oppgraderes kommunens ERP-løsning til Visma Enterprise, og da får vi gode muligheter for å dra ut oppgavelister fra lønn-, innkjøp- og fakturasystemet.

Skjema
“Mine aktive skjema” viser skjema som ikke er ferdigbehandlet. Foreløpig har vi digitalisert fraværsskjema som webskjema. Det betyr at brukere selv kan fylle ut sitt fravær i systemet, alternativt at den som mottar melding om fravær starter utfylling og sender til den fraværende som sender inn skjemaet når han er tilbake på jobb. Kombinasjonen av webskjema og arbeidsflyt gir store muligheter til forenklede arbeidsløyper.

Vi kommer tilbake med flere illustrasjoner fra de ulike sidene etter hvert (for eksempel møterom og avdelingssider), samt mer informasjon om hva vi ser for oss i det videre løpet.