Velkommen til Sørumbeta - Sørum kommunes offisielle blogg

Sørum kommune er ambisiøs i sine strategier om å utvikle seg som en e-kommune. Vi utforsker og eksperimenterer, utfordrer og forsøker. Her på Sørumbeta vil vi dele våre erfaringer og tanker med andre kommuner som også ønsker ”å tråkke litt i vannet”.

Tag: Facebook

Sørum kommune bruker sosiale medier strategisk for å skape dialog og knytte innbyggerne nærmere lokalsamfunnet de lever i.

Hvordan er status i kommune-Norge? Dette er en spennende karttjeneste som viser hvor aktive kommuner er på sosiale medier.

Sørum kommune benytter en rekke sosiale medier. I dag er vi på Facebook, Twitter, Flickr , YouTube og LinkedIn. Vi følger KS´strategi for sosiale medier, og ønsker å være en inviterende kommune på Facebook. Vi velger å være fremoverlente og utfordrer innbyggeren våre til debatt og innspill i sosiale medier.

sosiale medier

Sørum kommune går nye veier

Ordfører Are Tomasgard og rådmann Marius Trana går nye veier med årets julehilsen.

Ordfører Are Tomasgard og rådmann Marius Trana velger nye veier med årets julehilsen. Postkort er byttet ut med julefilm på sosiale medier.

Ordføreren og rådmannen viser frem naturen, juleattraksjoner og kommunens fremtidige utvikling i filmen som er laget.

- Vi ønsker å fortsette den fine tradisjonen med julehilsen, men vi ser at stadig færre kommuner sender tradisjonelle julekort, sier Tomasgard og Trana.

- Sørum kommune er i front når det gjelder IKT og bruke innovative løsninger. Derfor var det naturlig for oss å lage en film som vises på kommunens nettside og sosiale medier. På den måten når vi ut til samarbeidspartnere, innbyggerne og ansatte som kan kommentere og dele den videre med andre, sier de to.

Rådmann Marius Trana minner om at ett bilde sier mer en tusen ord. Og film enda flere.

- Kommunen ønsker fremover å se på de spennende mulighetene som film gir. Med film kan vi fortelle en historie på nye og engasjerende måter, sier han. Filmen kan du se her: http://www.facebook.com/photo.php?v=10151165626727960

 

Andre produksjoner fra Sørum kommune:

De siste par årene har vi åpnet en rekke nye kommunikasjonsformer mot våre innbyggere, for eksempel chat, SMS, Twitter og Facebook. I tillegg kan innbyggere kommentere våre nyheter på hjemmesiden, de kan delta i diskusjonsforum og de kan legge igjen en hilsen i vår gjestebok. Av og til kommenterer innbyggerne våre innlegg på Facebook, og av og til får vi spørsmål på SMS. I tillegg er det mange som tar kontakt på chat, her fremføres både spørsmål og klager som gjelder de fleste seksjonene. Siden disse mediene toner mer og mer frem, så har vi brukt litt tid på å finne ut hvordan arkiveringsplikten slår inn.

Arkivforskriften sier ingenting om hvilke medier arkivverdig dokumentasjon skal være lagret på, og vi ser heller ingen tydelige anbefalinger fra arbeidsgruppen som Regjeringen nedsatte. Riksarkivet har heller ikke gitt noen signaler, så utgangspunktet må følgelig være gjeldende arkivforskrift.

Her fremkommer det at kommunikasjon definert som en del av en saksbehandling, uavhengig av hvilket medium den fremkommer i, er arkivverdig og skal journalføres og arkiveries i den sak den tilhører. Det er altså ikke mediet, men innholdet som skal vurderes. Det må videre være opp til oss om vi skal kreve en formell henvendelse fra innbyggeren, eller om vi skal godta kommunikasjonen uavhengig av hvilket medie den har kommet inn i. Et eksempel her kan være at vi legger ut en høringssak på hjemmesiden vår, så får vi en kommentar på siden som vi må anse som et konkret innspill. Dersom innspillet for eksempel er anonymt så må vi presisere hvordan vi ønsker å motta innkommende uttalelser (for eksempel elektronisk skjema).

I praksis ser vi at svært lite av den kommunikasjonen vi har mot innbyggerne som kommer inn via SMS, chat, Facebook etc ikke vil være arkivverdig. Nettmøter i offentlig regi kan imidlertid tenkes å være arkivverdig, avhengig av nettmøtets innhold. Det er gjerne saksbehandleren selv – som mottar slike henvendelser – som må ta stilling til arkivering. Dersom arkiveringspliktig, må kommunikasjonen journalføres i sak- og arkivsystemet.

Vår konklusjon er altså at vi skal journalføre og arkivere kommunikasjon, uavhengig av mediet, når det er en del av en saksbehandling.