Politikerene i Sørum Kommune har lenge vært e-politikere. Vi sluttet med papirer og ga de heller en løsning hvor de fikk alle møtedokumenter ned på hver sin tablet-maskin. Løsningen er levert av Software Innovations og bruker OneNote som arbeidsverktøy. Kommunestyret møtene blir også filmet, du kan lese mer om filming av kommunestyre møtene her:

• Filming av kommunestyremøtene
• Videoarkiv - Kommunestyresendinger

Nå går vi inn i en ny periode, hvor vi har gjort oss noen nye tanker. Vi skifter ut løsningen med tablet-maskiner og OneNote og erstatter denne med ipads.

Dagens løsning med Tablet-PCer og OneNoteløsning har vi brukt i kommunestyret og i de sentrale utvalgene på nivået under kommunestyret i ca. to år. For at løsningen skal fungere, betinger det at politikerne før møtene laster ned OneNotemøtedokumentene på PCen. Dokumentene lagres dermed lokalt på den enkeltes PC. Dette er jo også en selvfølgelig del av forberedelsen deres til møtene.

Vi ville unngå å måtte legge opp strømtilkoblingspunkter for alle i møtene, og baserte oss på å kunne gjennomføre møtene med PCenes egen batterikapasitet. For å sikre at alle skulle ha strøm nok for lange møter, utstyrte vi PCene med batterier med inntil 7 timers kapasitet. Reelt sett ca 5 timer.

Politikerne har kunnet gjøre sine egne notater på skjermen direkte på de enkelte saksdokumentene både under forberedelsene hjemme og i møtene.

Ordningen med papirløse politikere ble vedtatt i kommunestyret, noe vi anser som viktig for at politikerne selv skal ha et eierskap til løsningen. Vedtaket var enstemmig, og ingen politikere har vegret seg mot å ta i bruk løsningen. Vi gjennomførte kurs for alle i bruk av både Tablet-PC og OneNoteløsningen, slik at de skulle være trygge i den nye papirløse hverdagen.

Alle møtene har vært gjennomført totalt papirløst, bortsett fra de mest omfattende plandokumentene, som politikerne har ønsket å få tilsendt på papir. De fleste synes nok fortsatt det er lettere å lese slike dokumenter på papir enn på skjermen. Politikerne har relativt lett orientert seg i OneNoteløsningen for å finne de riktige dokumentene i møtet, om det gjelder saksframlegg, vedlegg til sakene eller tidligere behandlinger av saken. IT-kompetansen politikerne imellom varierer naturlig nok, men dette har ikke vært noen stor utfordring for en god bruk av løsningen.

• Det at møtedokumentene må lastes ned på PCen før møtene, vil vi anse som både en fordel og en ulempe:
  Fordel, fordi man er uavhengig av tilgang til internett når dokumentene først er lastet ned og lagret på PCen.
• Ulempe, fordi det betinger at det tar noe tid å laste ned dokumentene til omfattende møter, og ved senere oppdateringer til møtet må man foreta en ny nedlasting av oppdateringene.

Erfaringene våre etter ca. to års bruk av e-politikerløsningen er i det store og hele svært gode. Politikerne har uttykt tilfredshet med løsningen, og det har ikke kommet fram ønsker om å gå tilbake til papirdokumenter.

De problemene av teknisk art som har dukket opp, har politikerne fått hjelp av kommunens helpdesk til å få løst.

Sett fra helpdesk sin side har ikke dette vært en helt optimal løsning, det har mye support saker og maskinen har blitt brukt til andre ting enn politiker løsningen. Noe av det kan helpdesk takke seg selv for da vi valgte og ikke låse maskinen ned til kun OneNote.

Ny løsning – ipads!

Møtedokumenter - Ipad

Ved overgangen til en iPadløsning ser vi særlig følgende fordeler for politikerne:

• iPaden er liten og lett, og grei å ha med seg i møtene.
• iPadteknologien er svært enkel å bruke, så brukerterskelen for politikerne vil være lav.
• iPadskjermen har en god oppløsning, noe som vil gjøre det behagelig å lese dokumentene på skjermen.
• Få feilkilder , som igjen vil føre til få supportsaker.

Vi ser også ulemper ved at alle må ha en iTunes konto og at det ikke finnes noe godt verktøy for administrasjon av de.

Vår nye løsning er det Software Innovations som står bak, og appen 360° eMeetings som er i bruk. Vi legger også inn vår egen app på alle ipadene.
For at 360° eMeetings skal fungere må en sharepoint solution fra Software Innovation være installert, med andre ord kreves det at sharepoint foundation er satt opp i DMZ.
Selve jobben med å publisere møtedokumentene er også latterlig enkel. Alle møtedokumentene blir lagt inn i samme mappe på sharepoint sammen med en XML fil. Denne XML filen er det bare å høyreklikke på og velge publiser, og vips så er dokumentene tilgjengelig for politikerne via ipaden.

I Sørum kommune filmer vi kommunestyremøtene, og vi sender disse møtene live via hjemmesiden.

Teknisk løsning:

Som illustrasjonen viser er dette teknisk sett løst som følger: Vi har kjøp en mikserløsning (NewTek Tricaster Pro) som er koblet til tre kameraer og lyd fra kommunestyresalens PA-anlegg. Mikseren er i realiteten en PC med ekstra innganger og svært funksjonell programvare. Et av disse kameraene er et vidvinkelkamera som viser hele forsamlingen mens de andre to er betjent og følger podiet og taler.

Ut fra mikseren lagrer vi videostrømmen på en disk for etterbehandling og overføring til videoarkivet. I tillegg sender vi videostrømmen live til et eksternt kringkastingspunkt som vi har koblet mot hjemmesiden. Vi ønsket bruke et eksternt kringkastingspunkt for å redusere belastningen på egne linjer. På sikt får vi vurdere om det vil bli hensiktsmessig å dra denne tjenesten tilbake til oss. En slik vurdering handler i hovedsak om hvor mye båndbredde en slik kringkasting vil kreve (i siste møte hadde videoartikkelen rundt 350 besøk).

Med denne løsningen kan altså innbyggerne følge kommunestyret når de har møte via kommunens hjemmeside.

 Politisk behandling: 

Filming av kommunestyret er behandlet av kommunestyret og økonomi- og administrasjonsutvalget:

• Kommunestyret vedtok 17.12.2008, som verbalvedtak i sak 94/08 ”Budsjett 2009 for Sørum kommune:
  ”Kommunen sørger for å etablere en løsning med å legge kommunestyrets møter direkte ut på internett.”
• Ø/A vedtok 02.12.2009 i sak 117/09: ”Videofilming av kommunestyremøtene – Samarbeidsavtale med Sørumsand videregående skole”:
  ”Ø/A vedtar gjennomføring av prosjekt i tråd med strategisk IKT-plan og i samarbeid med  Sørumsand videregående skole.”
• Ø/A vedtok i 02.12.2009 i sak 119/09: ”Strategisk IKT-plan 2010 – 2013”, hvor filming omtales.

Samarbeidspartnere:

Vi samarbeider med Sørumsand videregående skole gjennom en regulert avtale (PDF). Før møtene starter kommer elevene fra medier- og kommunikasjonslinjen til rådhuset, setter opp utstyret, bemanner kamerastasjonene og etablerer en «base» hvor de holder kontakt med kamerastasjonene og gjennomfører produksjonen. Denne riggingen skjer gjerne flere timer før møtet starter, og skolen har laget en liten filmsnutt som vises på hjemmesiden i timene før møtet starter.

Vi bruker Moava AS som leverandør av det eksterne kringkastingspunktet.

Økonomi og ressursbruk:

Som avtalen viser har Sørum kommune kjøpt mikserløsningen og tilhørende utstyr (ca 80.000 kr). Ut over dette stiller videregående skole opp og gjennomfører produksjonen kostnadsfritt. Dette er en vinn-vinn situasjon, da Sørum kommune får levert denne tjenesten uten å bruke spesielt mye ressurser selv, mens skolen får et reelt samfunnsnyttig prosjekt å jobbe med. I tillegg har skolen tilgang på mikserløsningen og kan bruke den i andre sammenhenger.

Videoarkiv:

Som nevnt tar vi vare på videomaterialet så vi kan legge det ut i et videoarkiv på hjemmesiden. Dette skal vi skrive et eget innlegg på om ikke så altfor lenge!

Link til nyhetssak hos Sørumsand videregående skole