Politikerene i Sørum Kommune har lenge vært e-politikere. Vi sluttet med papirer og ga de heller en løsning hvor de fikk alle møtedokumenter ned på hver sin tablet-maskin. Løsningen er levert av Software Innovations og bruker OneNote som arbeidsverktøy. Kommunestyret møtene blir også filmet, du kan lese mer om filming av kommunestyre møtene her:

• Filming av kommunestyremøtene
• Videoarkiv - Kommunestyresendinger

Nå går vi inn i en ny periode, hvor vi har gjort oss noen nye tanker. Vi skifter ut løsningen med tablet-maskiner og OneNote og erstatter denne med ipads.

Dagens løsning med Tablet-PCer og OneNoteløsning har vi brukt i kommunestyret og i de sentrale utvalgene på nivået under kommunestyret i ca. to år. For at løsningen skal fungere, betinger det at politikerne før møtene laster ned OneNotemøtedokumentene på PCen. Dokumentene lagres dermed lokalt på den enkeltes PC. Dette er jo også en selvfølgelig del av forberedelsen deres til møtene.

Vi ville unngå å måtte legge opp strømtilkoblingspunkter for alle i møtene, og baserte oss på å kunne gjennomføre møtene med PCenes egen batterikapasitet. For å sikre at alle skulle ha strøm nok for lange møter, utstyrte vi PCene med batterier med inntil 7 timers kapasitet. Reelt sett ca 5 timer.

Politikerne har kunnet gjøre sine egne notater på skjermen direkte på de enkelte saksdokumentene både under forberedelsene hjemme og i møtene.

Ordningen med papirløse politikere ble vedtatt i kommunestyret, noe vi anser som viktig for at politikerne selv skal ha et eierskap til løsningen. Vedtaket var enstemmig, og ingen politikere har vegret seg mot å ta i bruk løsningen. Vi gjennomførte kurs for alle i bruk av både Tablet-PC og OneNoteløsningen, slik at de skulle være trygge i den nye papirløse hverdagen.

Alle møtene har vært gjennomført totalt papirløst, bortsett fra de mest omfattende plandokumentene, som politikerne har ønsket å få tilsendt på papir. De fleste synes nok fortsatt det er lettere å lese slike dokumenter på papir enn på skjermen. Politikerne har relativt lett orientert seg i OneNoteløsningen for å finne de riktige dokumentene i møtet, om det gjelder saksframlegg, vedlegg til sakene eller tidligere behandlinger av saken. IT-kompetansen politikerne imellom varierer naturlig nok, men dette har ikke vært noen stor utfordring for en god bruk av løsningen.

• Det at møtedokumentene må lastes ned på PCen før møtene, vil vi anse som både en fordel og en ulempe:
  Fordel, fordi man er uavhengig av tilgang til internett når dokumentene først er lastet ned og lagret på PCen.
• Ulempe, fordi det betinger at det tar noe tid å laste ned dokumentene til omfattende møter, og ved senere oppdateringer til møtet må man foreta en ny nedlasting av oppdateringene.

Erfaringene våre etter ca. to års bruk av e-politikerløsningen er i det store og hele svært gode. Politikerne har uttykt tilfredshet med løsningen, og det har ikke kommet fram ønsker om å gå tilbake til papirdokumenter.

De problemene av teknisk art som har dukket opp, har politikerne fått hjelp av kommunens helpdesk til å få løst.

Sett fra helpdesk sin side har ikke dette vært en helt optimal løsning, det har mye support saker og maskinen har blitt brukt til andre ting enn politiker løsningen. Noe av det kan helpdesk takke seg selv for da vi valgte og ikke låse maskinen ned til kun OneNote.

Ny løsning – ipads!

Møtedokumenter - Ipad

Ved overgangen til en iPadløsning ser vi særlig følgende fordeler for politikerne:

• iPaden er liten og lett, og grei å ha med seg i møtene.
• iPadteknologien er svært enkel å bruke, så brukerterskelen for politikerne vil være lav.
• iPadskjermen har en god oppløsning, noe som vil gjøre det behagelig å lese dokumentene på skjermen.
• Få feilkilder , som igjen vil føre til få supportsaker.

Vi ser også ulemper ved at alle må ha en iTunes konto og at det ikke finnes noe godt verktøy for administrasjon av de.

Vår nye løsning er det Software Innovations som står bak, og appen 360° eMeetings som er i bruk. Vi legger også inn vår egen app på alle ipadene.
For at 360° eMeetings skal fungere må en sharepoint solution fra Software Innovation være installert, med andre ord kreves det at sharepoint foundation er satt opp i DMZ.
Selve jobben med å publisere møtedokumentene er også latterlig enkel. Alle møtedokumentene blir lagt inn i samme mappe på sharepoint sammen med en XML fil. Denne XML filen er det bare å høyreklikke på og velge publiser, og vips så er dokumentene tilgjengelig for politikerne via ipaden.

I løpet av det siste året har de folkevalgte i Sørum kommune blitt utsatt for en ren elektrifisering. De jobber nå elektronisk med sine møtepapirer, og alle kommunestyremøtene blir videofilmet. La oss se litt på hvordan dette fungerer hos oss.

Et par uker før utvalgsmøtet vår utvalgsmedlemmene innkalling på SMS (se bilde). En politiker slår så på sin bærbare datamaskin (tablet-pc), og saksdokumentene hentes inn automatisk. Politikeren får så frem sakskartet til møtet, som består av linker til de enkelte sakene. Han kan dermed gå inn i en sak og få frem saksfremlegget og eventuelle vedlegg. Etter hvert forbereder politikeren seg til møtet, legger inn kommentarer hvor som helst i dokumentene, ved hjelp av tastaturet eller sin elektroniske penn. Borte er tiden hvor politikeren måtte drasse rundt med kilovis med papirdokumenter; på maskinen sin får han samlet alle papirene til alle utvalgene han er medlem av, for flere år av gangen.

Denne løsningen ser ut til å fungere veldig bra. Det som kanskje er det beste, er at den er så enkel i bruk for politikerne. De trenger ikke å laste ned dokumentene fra hjemmesiden, eller konvertere de til et redigerbart format – alt dette ivaretas i løsningen. Politikerne forholder seg kun til OneNote 2007, utrustet med en tilleggskomponent fra Software Innvation.

De største tekniske utfordringene vi har hatt har nok vært relatert til å få integrert løsningen mot vår saks- og arkivsystem ESA. Det var viktig for oss å automatisere arbeidsløypen så mye som mulig (både for administrasjonen og politikerne), og da måtte vi ha tett integrasjon på plass. Det er ikke å stikke under en stol at vi generelt sett sliter med ESA, ikke minst i forhold til teknologien. Vi har altså et saks- og arkivsystem fra EDB, vi har hjemmesider fra Custompublish, og vi har denne OneNote komponenten fra Software Innovation. Samtidig har vi ikke noe laginndelt arkitektur hos oss, så vi var avhengig av horisontal integrasjon. Dette løste seg faktisk fint til slutt, og nå fungerer dette slik det skal.

Når det er tid for kommunestyremøtet, så gjøres kommunestyresalen klart til filming. Det er faktisk førsteårs studenter fra Sørumsand Videregående skole som står for det praktiske, og det ser ut til å fungere veldig bra. De er motiverte, står med headsett bak hvert kamera og får løpende instrukser fra «kontrollrommet». Politikerne selv ser ut til å ta dette med stoisk ro.