De siste par årene har vi åpnet en rekke nye kommunikasjonsformer mot våre innbyggere, for eksempel chat, SMS, Twitter og Facebook. I tillegg kan innbyggere kommentere våre nyheter på hjemmesiden, de kan delta i diskusjonsforum og de kan legge igjen en hilsen i vår gjestebok. Av og til kommenterer innbyggerne våre innlegg på Facebook, og av og til får vi spørsmål på SMS. I tillegg er det mange som tar kontakt på chat, her fremføres både spørsmål og klager som gjelder de fleste seksjonene. Siden disse mediene toner mer og mer frem, så har vi brukt litt tid på å finne ut hvordan arkiveringsplikten slår inn.

Arkivforskriften sier ingenting om hvilke medier arkivverdig dokumentasjon skal være lagret på, og vi ser heller ingen tydelige anbefalinger fra arbeidsgruppen som Regjeringen nedsatte. Riksarkivet har heller ikke gitt noen signaler, så utgangspunktet må følgelig være gjeldende arkivforskrift.

Her fremkommer det at kommunikasjon definert som en del av en saksbehandling, uavhengig av hvilket medium den fremkommer i, er arkivverdig og skal journalføres og arkiveries i den sak den tilhører. Det er altså ikke mediet, men innholdet som skal vurderes. Det må videre være opp til oss om vi skal kreve en formell henvendelse fra innbyggeren, eller om vi skal godta kommunikasjonen uavhengig av hvilket medie den har kommet inn i. Et eksempel her kan være at vi legger ut en høringssak på hjemmesiden vår, så får vi en kommentar på siden som vi må anse som et konkret innspill. Dersom innspillet for eksempel er anonymt så må vi presisere hvordan vi ønsker å motta innkommende uttalelser (for eksempel elektronisk skjema).

I praksis ser vi at svært lite av den kommunikasjonen vi har mot innbyggerne som kommer inn via SMS, chat, Facebook etc ikke vil være arkivverdig. Nettmøter i offentlig regi kan imidlertid tenkes å være arkivverdig, avhengig av nettmøtets innhold. Det er gjerne saksbehandleren selv – som mottar slike henvendelser – som må ta stilling til arkivering. Dersom arkiveringspliktig, må kommunikasjonen journalføres i sak- og arkivsystemet.

Vår konklusjon er altså at vi skal journalføre og arkivere kommunikasjon, uavhengig av mediet, når det er en del av en saksbehandling.